En Holded se emiten facturas, presupuestos, proformas, tickets y facturas recurrentes desde el mismo módulo, con numeración personalizada, plantillas y envío por correo. Para que la facturación funcione sin sorpresas hay que decidir antes de empezar: qué series usar y para qué, qué impuestos lleva cada producto o cliente, cómo se corrigen los errores (siempre con factura rectificativa, nunca borrando) y cómo se cobra (pago online, remesas o transferencia con conciliación).
Facturar en Holded es rápido. Hacerlo de forma que la asesoría no tenga que corregir nada cada trimestre exige unas cuantas decisiones previas, y casi todas son difíciles de cambiar después.
1. Series de facturación: menos es más
Una serie es una secuencia de numeración. La normativa exige numeración correlativa dentro de cada serie, y con Verifactu cada factura queda encadenada a la anterior.
| Cuándo crear una serie aparte | Ejemplo |
|---|---|
| Rectificativas | R-2026-001 |
| Líneas de negocio con contabilidad separada | Servicios / Formación |
| Canales con numeración propia | Tienda online / TPV |
| Facturas simplificadas (tickets) | T-2026-001 |
Lo que no conviene: una serie por comercial, por cliente o "por si acaso". Cada serie extra complica el cierre y la revisión de la asesoría.
Si vienes de otro programa, la numeración inicial de cada serie en Holded debe continuar donde lo dejaste. Ver cómo migrar a Holded sin perder datos.
2. Productos, servicios e impuestos
El error más caro de la facturación en Holded son los impuestos mal asignados. Antes de emitir:
- Define el IVA por defecto de cada producto o servicio.
- Configura las retenciones de IRPF en los servicios profesionales que las lleven.
- Marca las excepciones por contacto: clientes intracomunitarios, exportaciones, inversión del sujeto pasivo o recargo de equivalencia.
- Revisa con tu asesoría las cuentas contables asociadas.
Si los impuestos están bien en origen, los modelos 303, 349 o 347 salen prácticamente solos.
3. Facturas recurrentes
Para cuotas, mantenimientos, suscripciones o alquileres, Holded permite programar facturas recurrentes con su periodicidad, y saltar o modificar una ocurrencia concreta.
Buenas prácticas:
- Una plantilla recurrente por contrato, no por cliente.
- Fecha de fin o de revisión anual para no olvidar subidas de precio.
- Forma de pago domiciliada si el cliente lo acepta, para generar remesas.
4. Facturas rectificativas: cómo corregir un error
Una factura emitida no se borra ni se edita: se corrige con una factura rectificativa. Con Verifactu esto es todavía más importante, porque cada registro queda trazado.
En Holded la rectificativa se genera desde la factura original y queda vinculada a ella. Usa la serie de rectificativas y anota el motivo: error en el importe, devolución, descuento posterior o datos fiscales incorrectos.
Si tienes dudas sobre cuándo emitirla y qué debe incluir, lee factura rectificativa: cuándo emitirla y cómo hacerla bien.
5. Cobros: que el dinero entre y se sepa
| Forma de cobro | Cómo se gestiona en Holded |
|---|---|
| Transferencia | Se concilia con el movimiento bancario (con reglas y sugerencias) |
| Pago online | Enlace de pago desde la propia factura con pasarela integrada |
| Domiciliación | Remesas que agrupan varios cobros en una sola orden al banco |
| Tarjeta o efectivo en tienda | Desde el TPV, asignado automáticamente |
Activa los recordatorios de cobro y revisa cada semana la lista de facturas vencidas. Para cerrar el círculo, la conciliación debe estar al día: ver conciliación bancaria en Holded.
6. Plantillas y envío
Holded ofrece decenas de plantillas personalizables y campos personalizados. Revisa:
- Datos fiscales completos y textos legales (exenciones, inversión del sujeto pasivo).
- Idioma de la plantilla para clientes extranjeros.
- Envío por correo desde Holded, que permite saber si el cliente ha abierto el documento.
Checklist de facturación en Holded
- Series definidas y numeración inicial correcta.
- Serie de rectificativas creada.
- IVA, IRPF y excepciones configurados en productos y contactos.
- Verifactu activado según la obligación de tu empresa (ver guía).
- Facturas recurrentes revisadas.
- Formas de pago y recordatorios activos.
- Plantillas con textos legales correctos.
Factura con tranquilidad
En Kualum dejamos la facturación de Holded configurada y validada con tu asesoría antes de emitir la primera factura real, dentro de una implantación por fases.
👉 Consulta nuestra implantación, integración y formación en Holded.
