En Holded la conciliación bancaria consiste en relacionar cada movimiento del banco, que entra solo gracias a la sincronización bancaria, con su factura, gasto, nómina o asiento. Holded propone coincidencias automáticas y permite crear reglas que reconocen los movimientos repetitivos (comisiones, suscripciones, seguros, Seguridad Social) por el concepto o el importe, y los recomiendan o concilian solos. Bien configurada, la conciliación pasa de ser una tarea de fin de trimestre a una revisión semanal de pocos minutos.
Si no tienes claro qué es conciliar o por qué importa, empieza por qué es la conciliación bancaria y cómo automatizarla. Aquí vamos a lo práctico en Holded.
Cómo funciona en Holded
- Conectas el banco. Holded se sincroniza con cientos de entidades y trae los movimientos automáticamente.
- Holded sugiere. Para cada movimiento propone la factura o el gasto que probablemente le corresponde (por importe, fecha o contacto).
- Tú confirmas con un clic, o lo asocias a otro documento o a una cuenta contable.
- Las reglas trabajan solas. Los movimientos que cumplen una regla se concilian o se dejan sugeridos, según lo que hayas definido.
Al estar todo integrado, conciliar un cobro marca la factura como pagada y genera el asiento sin trabajo extra.
Reglas de conciliación: cómo diseñarlas
Una regla tiene condiciones (qué debe cumplir el movimiento) y un resultado (qué hace Holded con él).
| Movimiento recurrente | Condición | Resultado |
|---|---|---|
| Comisiones bancarias | El concepto contiene "COMISION" | Conciliar con la cuenta de servicios bancarios |
| Seguros sociales | El concepto contiene "TGSS" | Conciliar con la cuenta de Seguridad Social |
| Suscripciones de software | El concepto contiene el nombre del proveedor y el importe está en un rango | Sugerir el gasto del proveedor |
| Cuota de alquiler | Mismo importe y mismo emisor cada mes | Conciliar con la cuenta de arrendamientos |
| Cobros con TPV de tarjeta | El concepto contiene la liquidación del datáfono | Sugerir (no automático: hay que cuadrar comisiones) |
Regla de oro: automatiza del todo solo lo que es idéntico cada mes. Para lo que varía, mejor que la regla sugiera y una persona confirme.
En qué orden conciliar
- Cobros de clientes (los más importantes para la tesorería).
- Pagos a proveedores con factura registrada.
- Movimientos recurrentes ya cubiertos por reglas.
- Nóminas e impuestos.
- Lo raro: lo que no tiene documento. Pregunta, no inventes una cuenta.
Errores frecuentes que descuadran todo
- Conciliar un cobro con la factura equivocada porque tenía el mismo importe.
- Cobros agrupados (un cliente paga tres facturas en una transferencia) conciliados solo con una.
- Pagos con tarjeta de empresa sin el ticket subido: el movimiento se queda huérfano.
- Liquidaciones de TPV o pasarelas (Stripe, PayPal) conciliadas por el neto, sin registrar la comisión.
- Reglas demasiado amplias que concilian movimientos que no tocaban.
- Esperar al final del trimestre. Cuanto más tarde, más difícil recordar qué era cada cosa.
Cuándo automatizar más allá de las reglas
Si recibes muchos cobros por pasarela o tienda online, la conciliación mejora mucho cuando el pago queda asociado a su factura en el momento del cobro, con la integración nativa o con una automatización. Ver automatizar Holded con n8n, Make o Zapier.
Checklist de conciliación en Holded
- Todas las cuentas bancarias y tarjetas conectadas.
- Reglas creadas para los 10 movimientos más repetidos.
- Responsable y día fijo de conciliación semanal.
- Criterio acordado con la asesoría para movimientos sin documento.
- Revisión mensual de reglas que fallan o sobran.
Que la tesorería cuadre cada semana
En Kualum conectamos los bancos, diseñamos las reglas con tu asesoría y formamos a quien concilia, dentro de una implantación por fases. Con la conciliación al día, los informes de Holded por fin reflejan la realidad.
👉 Consulta nuestra implantación, integración y formación en Holded.
