Para migrar a Holded sin perder datos hay que decidir primero qué información debe vivir en la herramienta y cuál basta con archivar, limpiar los datos antes de importarlos y seguir el orden que recomienda Holded: cuentas contables, contactos, productos, ventas, gastos, activos, libro diario, equipo, embudo de ventas y proyectos. Todo se importa con plantillas de Excel que no admiten cambios en sus columnas, y el resultado se valida con la asesoría antes de empezar a trabajar.
La migración es la fase de una implantación de Holded que más condiciona la confianza en la herramienta: si los saldos o los clientes no cuadran el primer día, el equipo vuelve al Excel.
Antes de importar: decide qué migrar
No todo el histórico aporta lo mismo. Una regla práctica:
| Dato | ¿Migrar? | Criterio |
|---|---|---|
| Clientes y proveedores activos | Sí | Son la base de todo lo demás |
| Contactos inactivos de hace años | Depende | Mejor archivar que ensuciar el CRM |
| Catálogo de productos y servicios | Sí | Con impuestos y referencias revisados |
| Facturas del ejercicio en curso | Normalmente sí | Para informes, cobros pendientes y continuidad |
| Facturas de ejercicios cerrados | Depende | Suele bastar con conservarlas en el sistema anterior o en PDF |
| Plan de cuentas y saldos de apertura | Sí, si llevas contabilidad en Holded | Acordado con la asesoría |
| Activos, empleados y proyectos | Según los módulos que uses | Solo si vas a trabajar con ellos |
La fecha de corte también se decide aquí. Lo más limpio suele ser empezar a facturar en Holded a principio de mes o de trimestre.
Qué permite importar Holded
Según su ayuda oficial, Holded admite importaciones mediante plantillas de Excel que se descargan desde la sección Importar de la cuenta para:
- Cuentas contables
- Contactos
- Productos
- Facturas de venta y de compra
- Documentos de gastos (nóminas, tickets)
- Activos
- Asientos contables
- Datos de empleados
- Oportunidades de venta
- Proyectos
El orden de importación recomendado
Holded indica un orden concreto para que cada dato encuentre lo que necesita (por ejemplo, una factura necesita su contacto y sus productos):
- Cuentas contables
- Contactos
- Productos
- Ventas
- Gastos
- Activos
- Libro diario
- Equipo
- Embudo de ventas
- Proyectos
Saltarse el orden es la causa más habitual de facturas huérfanas o contactos duplicados.
Limpieza previa: donde se gana o se pierde la migración
Antes de rellenar las plantillas:
- Eliminar duplicados de clientes y proveedores (el mismo NIF con nombres distintos es el caso típico).
- Normalizar NIF, direcciones y emails: con Verifactu, los datos fiscales incorrectos dejan de ser un problema menor. Ver Verifactu en Holded.
- Revisar impuestos de productos y contactos: exenciones, intracomunitarios, recargo de equivalencia.
- Unificar referencias (SKU) si vas a conectar una tienda online; la sincronización de stock depende de que coincidan. Ver integrar Holded con tu tienda online.
- Respetar la plantilla: no eliminar ni modificar columnas, porque Holded no podría leer el archivo.
Validación: no des la migración por buena sin cuadrar
Una vez importado, comprueba:
- Número de contactos, productos y facturas frente al sistema anterior.
- Importes totales de ventas y compras del periodo migrado.
- Cobros y pagos pendientes por cliente y proveedor.
- Saldos de apertura y balance, revisados con la asesoría si llevas contabilidad en Holded.
- Una muestra de facturas abiertas en detalle: impuestos, serie y datos fiscales.
Cuando todo cuadra, se congela el sistema anterior en modo consulta y se empieza a trabajar en Holded.
Errores que vemos con frecuencia
- Importar todo el histórico "por si acaso" y llenar Holded de contactos y productos muertos.
- No acordar la fecha de corte con la asesoría y duplicar facturas entre los dos sistemas.
- Migrar antes de configurar series, impuestos y roles.
- Conectar la tienda online antes de unificar referencias de producto.
- No designar a una persona que valide los datos por parte de la empresa.
Migra a Holded con acompañamiento
En Kualum, como Solution Partner Certificado de Holded, acordamos contigo qué información migrar, revisamos su calidad, la importamos en el orden correcto y comprobamos el resultado antes de que empecéis a trabajar.
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