En Holded cada proyecto puede reunir su presupuesto, las tareas, las horas registradas por el equipo, los gastos asociados y las facturas emitidas, de modo que se ve el margen real de cada trabajo y no solo el previsto. Incluye vistas Kanban, lista y Gantt, plantillas de proyecto y formularios de tareas. Para que la rentabilidad sea fiable hay que decidir tres cosas al empezar: qué coste por hora se aplica, cómo se imputan los gastos y en qué momento se factura.
Muchas empresas de servicios saben cuánto facturan, pero no cuánto ganan en cada trabajo. El resultado son proyectos que "van bien" y al cerrar el año resulta que perdían dinero.
Del presupuesto a la factura, en un mismo flujo
- Presupuesto. Se prepara y envía desde Holded. Cuando el cliente lo acepta, se convierte en pedido o en factura sin volver a escribirlo.
- Proyecto. Se crea a partir del presupuesto aceptado (o de una plantilla), con sus fases y tareas.
- Horas. El equipo registra el tiempo en las tareas del proyecto.
- Gastos. Las compras específicas (material, subcontratas, desplazamientos) se vinculan al proyecto.
- Facturación. Por hitos, por porcentaje de avance, por horas o al cierre.
- Rentabilidad. Holded compara ingresos frente a horas y gastos, y muestra el margen.
Qué incluye el módulo de proyectos
| Función | Para qué sirve |
|---|---|
| Plantillas de proyecto | Repetir la estructura de trabajos habituales |
| Tareas y formularios | Asignar responsables, fechas y estandarizar la información |
| Vistas Kanban, lista y Gantt | Seguir el avance y los plazos |
| Registro de horas | Imputar el tiempo de cada persona al proyecto |
| Gastos vinculados | Llevar los costes directos al proyecto |
| Rentabilidad | Comparar lo facturado con lo invertido |
Las tres decisiones que hacen fiable el margen
1. Coste por hora. No es el salario por hora: incluye Seguridad Social y una parte de la estructura. Acuérdalo con tu asesoría y revísalo una vez al año.
2. Imputación de gastos. Define qué gastos son directos del proyecto (material, subcontratas, viajes) y cuáles son de estructura. Sube los gastos directos con el proyecto ya asignado; hacerlo después siempre se olvida.
3. Momento de facturar.
| Modelo | Cuándo usarlo |
|---|---|
| Por hitos | Proyectos cerrados con fases claras |
| Por horas | Consultoría o bolsas de horas |
| Anticipo + resto al final | Instalaciones u obras cortas |
| Recurrente | Mantenimientos y servicios continuos (ver facturas recurrentes) |
Presupuestos que convierten
- Plantillas por tipo de trabajo, con textos y condiciones ya revisados.
- Productos y servicios del catálogo, no texto libre: así se puede analizar qué se vende.
- Validez y condiciones de pago claras en el documento.
- Seguimiento desde el CRM: el presupuesto enviado es una oportunidad abierta. Ver CRM de Holded.
Errores frecuentes
- No registrar horas "porque es un proyecto pequeño". Los pequeños suelen ser los menos rentables.
- Imputar las horas a final de mes, de memoria.
- Facturar todo al final en proyectos largos, financiando al cliente.
- No cerrar los proyectos terminados, que siguen acumulando horas por error.
Para quién tiene más sentido
Empresas de servicios profesionales, ingenierías, instaladoras, agencias, consultoras y empresas IT. Si además quieres analizar la rentabilidad con más detalle o cruzarla con otras fuentes, lee informes en Holded: cómo montar un cuadro de mando.
Mide la rentabilidad real de cada trabajo
En Kualum configuramos proyectos, plantillas, costes por hora y presupuestos en Holded, y formamos al equipo para que registrar horas sea cuestión de segundos, dentro de una implantación por fases.
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