Un buen contrato de mantenimiento informático deja por escrito qué cubre la cuota y qué no, en cuánto tiempo te responden, cuánto dura y cómo se sale, y deja claro que los accesos, las licencias y la documentación son de tu empresa. Si una propuesta no responde a estos puntos con claridad, es difícil compararla con otra y fácil llevarse sorpresas en la factura.
Elegir una empresa de mantenimiento informático suele hacerse por recomendación y por precio. Pero dos propuestas con la misma cuota pueden ser muy distintas en lo que de verdad importa. Estos son los diez puntos que revisaríamos nosotros si estuviéramos en tu lado de la mesa.
1. Qué incluye, por escrito
«Soporte informático» no dice nada. El contrato debería enumerar lo incluido: ayuda a los usuarios, gestión del correo y Microsoft 365, altas y bajas de empleados, configuración de ordenadores nuevos, actualizaciones, copias de seguridad, seguridad básica y documentación.
2. Qué no incluye
Igual de importante. Lo habitual es que queden fuera las licencias, el hardware, las visitas adicionales, el soporte fuera de horario no crítico y los proyectos grandes. Lo que no esté en ninguna de las dos listas es motivo de discusión futura.
3. Cómo se paga: horas o cuota fija
Con una bolsa de horas, pagas por el tiempo que se dedica; con una cuota fija, pagas lo mismo cada mes. Si es bolsa, pregunta en qué tramos se cobra (no es lo mismo redondear a 10 minutos que a una hora) y qué pasa con las horas que no gastas. Lo comparamos con números en bolsa de horas o cuota fija.
4. Tiempos de respuesta según la urgencia
Pide tiempos concretos y diferenciados: no es lo mismo «el servidor no funciona» que «quiero cambiar mi firma de correo». Por ejemplo: menos de una hora para lo crítico, unas horas laborables para lo normal y un día para altas y cambios. Y que quede claro el horario de atención.
5. Permanencia y preaviso
Desconfía de permanencias largas con penalización. Un proveedor seguro de su servicio no necesita atarte. Lo razonable es un preaviso corto para preparar el traspaso.
6. Los accesos son tuyos
La cuenta de administrador de Microsoft 365, el dominio, las contraseñas del router y del cortafuegos: todo debe estar a nombre de tu empresa, y el proveedor debe trabajar con cuentas propias que se puedan retirar. Es lo que evita quedarte atrapado. Lo contamos en cómo cambiar de proveedor informático sin perder nada.
7. Documentación entregable
El contrato debería comprometer al proveedor a mantener actualizado un inventario de equipos, licencias, accesos y procedimientos, y a entregártelo si os separáis.
8. Seguridad mínima incluida
Verificación en dos pasos en las cuentas, antivirus gestionado, actualizaciones y copias de seguridad revisadas deberían ser parte del servicio básico, no extras. Si quieres una referencia de lo mínimo, revisa nuestro checklist de seguridad de Microsoft 365.
9. Visitas presenciales
¿Hay visitas incluidas? ¿Cuántas, de cuánto tiempo y en qué zona? ¿Cuánto cuesta una visita extra y el desplazamiento?
10. Cómo empieza el servicio
Un buen arranque incluye una revisión del entorno antes de cambiar nada, con un informe de qué es urgente y qué puede esperar. Pregunta si tiene coste, qué incluye y cuánto tarda.
Una tabla para comparar propuestas
| Punto | Propuesta A | Propuesta B |
|---|---|---|
| Lo incluido, enumerado | ||
| Lo excluido, enumerado | ||
| Modelo de pago | ||
| Respuesta en lo crítico | ||
| Permanencia / preaviso | ||
| Accesos a nombre de la empresa | ||
| Documentación entregable | ||
| Seguridad básica incluida | ||
| Visitas incluidas | ||
| Arranque del servicio |
Preguntas frecuentes
¿Es normal firmar un contrato de mantenimiento informático? Sí, y es recomendable aunque el proveedor sea de confianza. Protege a ambas partes y evita malentendidos sobre lo incluido.
¿Qué precio es razonable? Depende del modelo y del tamaño de tu empresa. Lo explicamos con ejemplos en cuánto cuesta el mantenimiento informático de una empresa.
¿Puedo cambiar de proveedor si tengo permanencia? Revisa la cláusula de salida y la penalización. Aunque tengas que esperar, puedes ir recuperando los accesos y la documentación para que el cambio sea ordenado.
¿El contrato debe incluir protección de datos? Sí. Si el proveedor accede a datos personales de tu empresa, hace falta un contrato de encargado del tratamiento conforme al RGPD.
Así lo planteamos nosotros
En Kualum Solutions trabajamos con cuota fija por usuario y sin permanencia (solo un mes de aviso), con lo incluido y lo excluido por escrito, tiempos de respuesta por urgencia, accesos siempre a nombre de tu empresa y la documentación de tu entorno a tu disposición. Empezamos con una puesta a punto inicial que te presupuestamos según tu empresa.
👉 Ver el mantenimiento informático de Kualum Solutions o reserva una reunión de 30 minutos y comparamos con tu propuesta actual.
