Para cambiar de proveedor informático sin perder nada, recupera antes tres cosas que son tuyas: los accesos de administrador (sobre todo de Microsoft 365 y del dominio), las licencias y la documentación de tu entorno. Después, haz el traspaso por fases y con los dos proveedores coordinados, de forma que tu equipo pueda seguir trabajando con normalidad.
Muchas empresas siguen con un proveedor que no les convence por miedo al cambio: «¿y si se lleva las contraseñas?», «¿y si deja de funcionar el correo?», «nadie más sabe cómo está montado esto». Es un miedo lógico, pero con un poco de orden el cambio es más sencillo de lo que parece.
Antes de empezar: lo que es tuyo
Tu cuenta de Microsoft 365, tus licencias, tu dominio web y tus datos son de tu empresa, no de tu proveedor. Aunque él los gestione, tienes derecho a tener el control. Antes de comunicar el cambio, comprueba que tienes, o puedes pedir, lo siguiente:
| Qué | Por qué importa |
|---|---|
| Cuenta de administrador global de Microsoft 365 a nombre de la empresa | Sin ella, el nuevo proveedor no puede gestionar el correo, los usuarios ni la seguridad |
| Acceso al registrador del dominio (donde compraste tu dominio) | Controla el correo y la web; perderlo puede dejarte sin correo |
| Listado de licencias y a quién se pagan | Para no pagar dos veces ni quedarte sin ellas al cambiar |
| Contraseñas del router, cortafuegos, servidores y wifi | Sin ellas, cualquier cambio de red implica empezar de cero |
| Inventario de ordenadores y programas | Para saber qué hay y en qué estado |
| Copias de seguridad: dónde están y cómo se recuperan | Tus datos no pueden quedarse en el aire durante el cambio |
| Contratos con otros proveedores (operadora, impresoras, software) | Para saber a quién llamar cuando algo falle |
Si tu proveedor actual no tiene nada de esto documentado, ya tienes un buen motivo para cambiar.
El traspaso, paso a paso
1. Revisión del entorno
El nuevo proveedor revisa tus equipos, tu correo y tu seguridad antes de hacer ningún cambio, y te dice qué es urgente y qué puede esperar. En Kualum Solutions lo hacemos en la puesta a punto inicial.
2. Recuperación de accesos
Con tu autorización, se recogen los accesos y se crean cuentas de administración nuevas. Las del proveedor anterior se retiran al final, no al principio, para no dejar nada sin control.
3. Documentación
Todo lo que se encuentra queda documentado: equipos, accesos, licencias, procedimientos. A partir de aquí, tu informática deja de depender de la memoria de una persona.
4. Cambios por fases
Lo urgente primero (seguridad, copias de seguridad), lo demás después. Nada de cambiarlo todo un lunes por la mañana: cada cambio se planifica y se comprueba con tu equipo.
5. Cierre con el proveedor anterior
Cuando todo funciona y está documentado, se retiran los accesos del proveedor anterior y se da por cerrado el traspaso.
Cómo comunicarlo a tu proveedor actual
- Revisa tu contrato: permanencia, preaviso y qué dice sobre la entrega de documentación y accesos.
- Comunícalo por escrito, con la fecha de fin y pidiendo la entrega de accesos y documentación.
- Sé claro y cordial. Un traspaso coordinado es mejor para todos, y el proveedor saliente suele colaborar si se le pide con tiempo.
Qué pedir al nuevo proveedor
- Un plan de traspaso por escrito: qué se hace, en qué orden y cuándo.
- Que la documentación sea tuya, y que te la entregue si un día te vas.
- Sin permanencia, o con una muy corta. En Kualum Solutions no la hay: solo pedimos un mes de aviso para preparar bien el traspaso si algún día decides irte.
- Precio claro: cuánto cuesta el traspaso y cuánto la cuota mensual. Lo explicamos en cuánto cuesta el mantenimiento informático de una empresa.
- Un modelo que no dependa de las horas. Si tu problema era una bolsa de horas que nunca alcanzaba, mira bolsa de horas o cuota fija.
Preguntas frecuentes
¿Me quedaré sin correo durante el cambio? No debería. Cambiar de proveedor no implica cambiar de correo: tu Microsoft 365 sigue siendo el mismo, solo cambia quién lo gestiona.
¿Y si mi proveedor no quiere darme los accesos? Las cuentas, el dominio y los datos son de tu empresa. En Microsoft 365 hay procedimientos para recuperar el control de la cuenta si fuera necesario. Lo habitual, de todas formas, es que el traspaso se haga de forma ordenada.
¿Cuánto tarda un traspaso? Depende del tamaño y del estado del entorno. Para una empresa de 5 a 50 personas, lo normal es planificarlo en pocas semanas, por fases, sin interrumpir el trabajo.
¿Tengo que cambiar mis ordenadores o mis licencias? No necesariamente. Se revisa lo que hay y solo se cambia lo que haga falta, siempre explicándote por qué.
Cambia de proveedor con un plan
En Kualum Solutions empezamos cada servicio con una puesta a punto: revisamos tu entorno, recuperamos los accesos, lo documentamos todo y coordinamos el traspaso para que tu equipo siga trabajando con normalidad. Después, cuota fija y sin permanencia.
👉 Ver cómo empezamos a trabajar contigo o reserva una reunión de 30 minutos y vemos tu caso.
