Desde mayo de 2019 todas las empresas están obligadas a registrar a diario la hora de inicio y de fin de la jornada de cada persona trabajadora, a conservar esos registros durante cuatro años y a tenerlos a disposición de la plantilla, sus representantes y la Inspección de Trabajo. El Gobierno tramita además un real decreto que obligará a que el registro sea digital, trazable y no manipulable. Un buen software de control horario debe cumplir eso y además ser fácil de usar: fichaje en un clic, pausas, ausencias, correcciones registradas e informes listos para una inspección.
Muchas pymes siguen con hojas de papel firmadas o con una hoja de cálculo. Son las que más problemas tendrán cuando el registro digital sea obligatorio.
Qué exige hoy la norma
| Requisito | Detalle |
|---|---|
| Registro diario | Hora concreta de inicio y fin de la jornada de cada persona |
| Para toda la plantilla | Incluye a tiempo parcial, teletrabajo y personal fuera de la oficina |
| Conservación | Cuatro años |
| Acceso | Personas trabajadoras, representantes legales e Inspección de Trabajo |
| Organización | Por convenio, acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión de la empresa tras consultar a la representación |
Registro digital: el real decreto en tramitación exigirá que el registro sea digital, con datos fiables y no modificables sin dejar rastro, y accesible en remoto para la Inspección. Hasta su publicación en el BOE sigue vigente la obligación de 2019; según el Ministerio de Trabajo, entrará en vigor 20 días después de su publicación.
Qué debe tener un software de control horario
- Fichaje sencillo desde el ordenador, el móvil o un terminal.
- Pausas registradas (comida, descansos) además de la entrada y la salida.
- Correcciones trazables: quién cambió qué, cuándo y por qué.
- Ausencias y vacaciones con solicitud y aprobación.
- Informes exportables por persona y periodo, listos para entregar.
- Acceso de cada persona a sus propios registros.
- Geolocalización opcional, usada con proporcionalidad e informando a la plantilla.
- Integración con nóminas, proyectos o el programa de gestión.
Protección de datos: lo que no hay que olvidar
- Informa por escrito de qué se registra y para qué.
- Si usas geolocalización, que sea en el momento del fichaje y no un seguimiento continuo.
- Evita la biometría (huella, reconocimiento facial) salvo que tengas un análisis de riesgos sólido: es un dato especialmente protegido.
- Limita quién ve los registros.
Ver también nuestra guía completa sobre el RGPD.
App específica o módulo de tu programa de gestión
| Situación | Recomendación |
|---|---|
| Pyme pequeña que ya usa un ERP con control horario (como Holded) | Usa el módulo integrado: un usuario y un dato para todo |
| Turnos rotativos, varios centros o terminales físicos | App especializada de control horario |
| Necesidad de imputar horas a proyectos o clientes | Herramienta que combine fichaje y partes de horas |
| Gran plantilla con RR. HH. propio | Suite de RR. HH. completa |
En Holded, el fichaje (iniciar, pausar y parar), las ausencias y las nóminas se gestionan desde la misma cuenta con la que se factura. Lo explicamos en control horario, fichaje y nóminas en Holded.
Errores frecuentes
- Registrar solo la entrada, o solo el total de horas.
- Hojas firmadas a final de mes, rellenadas de memoria.
- No registrar a quien teletrabaja o a quien está fuera de la oficina.
- Correcciones sin rastro.
- No informar a la plantilla del sistema y de sus datos.
Prepárate para el registro digital
Si tu empresa usa o va a usar Holded, en Kualum configuramos el control horario, los roles y las ausencias, y formamos a la plantilla, como parte de una implantación por fases.
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