Control horario, fichaje y nóminas en Holded: cómo gestionar el equipo sin otra app

Holded permite gestionar el equipo desde la misma herramienta en la que se factura: fichas de empleado con contratos y documentos, control horario con fichaje de un clic (iniciar, pausar y parar la jornada, con geolocalización), solicitudes de ausencias y vacaciones, y registro de nóminas que cada persona descarga desde su espacio "Mi zona". Para una pyme sin un departamento de RR. HH., cubre el registro de jornada y el día a día. El cálculo de las nóminas lo sigue haciendo la asesoría laboral; Holded las registra y las distribuye.

Desde 2019 todas las empresas están obligadas a registrar la jornada diaria de cada persona trabajadora y a conservar esos registros durante cuatro años. Muchas pymes lo resuelven con hojas en papel o con una app suelta que no habla con nada más. Holded es una alternativa razonable si ya se usa para facturar.

Qué incluye el área de Equipo de Holded

Algunas funciones avanzadas de RR. HH. dependen del plan o de gemas específicas (Holded menciona, por ejemplo, la gema Team Pro). Conviene revisar qué incluye tu plan antes de diseñar el proceso.

Registro de jornada: qué exige hoy la norma

• Obligación vigente: registro diario con hora de inicio y fin de la jornada de cada persona, conservado durante cuatro años y a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
• Registro digital: el Gobierno está tramitando un real decreto que obligará a que el registro sea digital, trazable y no manipulable, accesible en remoto para la Inspección. A la fecha de este artículo aún no se ha publicado en el BOE; según el Ministerio, entrará en vigor a los 20 días de su publicación.

Si ya fichas con una herramienta digital como Holded, la adaptación será mucho más sencilla que si dependes del papel. Para una visión general, lee software de control horario: qué exige el registro de jornada y cómo elegir.

Cómo configurarlo paso a paso

1. Da de alta a los empleados con su contrato y jornada.
2. Define horarios y calendarios: jornada, pausas y festivos locales.
3. Decide desde dónde se ficha: ordenador, app móvil o ambos, y si se usa la geolocalización. Infórmalo a la plantilla por escrito.
4. Asigna roles: quién aprueba ausencias, quién corrige fichajes y quién ve las nóminas.
5. Importa las nóminas que envía la asesoría laboral para que cada persona las tenga en su "Mi zona".
6. Revisa los fichajes cada mes y deja constancia de las correcciones.

Puntos delicados que conviene cuidar

• Protección de datos. La geolocalización y los datos de nómina son datos personales. Limita los accesos con roles y documenta para qué se usan.
• Correcciones de fichaje. Que queden registradas, con quién las hizo y por qué.
• Teletrabajo y desconexión digital. El registro debe convivir con la política de desconexión. Ver ley de desconexión digital.
• Horas extra. Si se hacen, deben poder identificarse en el registro.

Holded o una app específica de RR. HH.

Pon en orden el equipo con Holded

En Kualum configuramos el área de Equipo, los roles y el fichaje, y formamos a quien lo gestiona y a la plantilla, como parte de una implantación por fases.

👉 Consulta nuestra implantación, integración y formación en Holded.