Combinar correspondencia genera un documento personalizado por cada destinatario de una lista (cartas, etiquetas o correos), a partir de una única plantilla en Word y un origen de datos en Excel. Es la herramienta indicada cuando hay que enviar el mismo comunicado a decenas o cientos de contactos con datos distintos en cada copia.
Preparar el origen de datos en Excel
- Cada columna debe tener un encabezado claro en la primera fila (Nombre, Empresa, Importe, Fecha...).
- Cada fila es un destinatario completo; no dejes filas vacías en medio de la lista.
- Guarda el archivo antes de empezar la combinación en Word: si lo modificas después con el documento ya abierto, tendrás que actualizar la conexión.
Conectar los datos en Word
- Escribe el texto base de tu documento en Word.
- Ve a la pestaña Correspondencia → Iniciar combinación de correspondencia y elige el tipo de documento (Cartas, Sobres, Etiquetas o Mensajes de correo electrónico).
- Haz clic en Seleccionar destinatarios → Usar una lista existente.
- Busca y abre tu archivo de Excel; confirma la hoja correcta y que la primera fila contiene los encabezados.
Insertar los campos combinados
- Coloca el cursor donde debe ir cada dato variable (por ejemplo, después de "Estimado/a").
- Haz clic en Insertar campo combinado y elige la columna correspondiente (Nombre, Empresa...).
- Repite para cada dato que necesites en el texto.
- Usa Vista previa de resultados para comprobar cómo queda el documento con datos reales antes de generar todas las copias.
Formatear fechas e importes correctamente
Word a veces cambia el formato de fecha (de día/mes/año a mes/día/año) o no aplica el símbolo de moneda a los importes. Para corregirlo, selecciona el campo combinado y pulsa Alt+F9 para ver el código MERGEFIELD, y añade el formato manualmente: { MERGEFIELD Fecha \@ "dd/MM/yyyy" } para fechas, o { MERGEFIELD Importe \# "#.##0,00€" } para importes con dos decimales y símbolo de euro.
Añadir condiciones con reglas
Desde Correspondencia → Reglas → Si... Entonces... Sino, puedes personalizar una frase según el valor de un campo. Por ejemplo, mostrar un texto distinto según la ciudad del destinatario o según si un importe supera un umbral, sin tener que crear varias plantillas separadas.
Finalizar y generar los documentos
En Finalizar y combinar tienes tres opciones: Editar documentos individuales (genera un Word con todos los destinatarios, uno por página), Imprimir documentos o Enviar mensajes de correo electrónico (envía cada versión personalizada directamente por Outlook, usando la columna de correo del origen de datos).
Preguntas frecuentes
¿Puedo usar una tabla de Word en lugar de un archivo de Excel como origen de datos?
Sí, Word acepta como origen de datos otra tabla de Word, una lista de contactos de Outlook o una base de datos de Access, además de Excel. Excel es la opción más habitual porque facilita revisar y limpiar los datos antes de combinar.
¿Cómo evito enviar un correo duplicado si hay un destinatario repetido en la lista?
Revisa y elimina duplicados en el archivo de Excel antes de combinar (Datos → Quitar duplicados); Word no detecta automáticamente registros repetidos durante la combinación.
¿Es seguro combinar correspondencia con datos personales de clientes?
Sí, pero conviene tratar el archivo de origen (con nombres, correos o importes) con el mismo cuidado que cualquier otro dato personal: guardarlo en una ubicación con acceso restringido y borrarlo cuando ya no sea necesario, en línea con el RGPD.
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